IInne
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO - jak to robić?
17 stycznia 2023
Jak podejść do przestrzegania RODO, gdy chodzi o przechowywanie dokumentów księgowych i innych akt? Z tego tekstu dowiesz się, co możesz zrobić, by cieszyć się pewnością i dobrze zadbać o bezpieczeństwo swoich danych.
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO - czy wybór wyposażenia ma znaczenie?
Gdy w życie weszło to europejskie rozporządzenie, na rynku pojawiło się wiele propozycji mebli do przechowywania dokumentów, określanych jako zgodne z RODO. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że jest to głównie chwyt marketingowy, bo przepisy te nie określają konkretnego wyposażenia, w które powinna zainwestować firma. Przechowywanie akt ma być zaplanowane tak, by nie doszło do wycieku danych, ale RODO pozostawia dużą wolność co do tego, w jaki sposób o to zadbamy.
W rezultacie sami musimy określić, jakie zagrożenia panują w naszej firmie i wziąć je pod uwagę, planując takie działania jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Jak łatwo jest się więc domyślić, kwestię tę należy potraktować bardzo indywidualnie. Ocena ryzyka musi bowiem uwzględniać konkretne wady i zalety danej przestrzeni, przeszkolenia pracowników, użytych technologii itp.
Przechowywanie dokumentów księgowych i pozostałych akt - zyskaj pewność, że robisz to zgodnie z prawem
Skoro istnieje tyle niepewności co do tego w jaki sposób zaplanować przechowywanie dokumentów, co zrobić by nie mieć wątpliwości co do tego, że RODO jest rzeczywiście przestrzegane? Przed niespodziewanymi sytuacjami, które mogłyby doprowadzić do naruszeń skutkujących karą grzywną, ochronią nas specjaliści. Przechowywanie dokumentów w ich wykonaniu znacznie różni się od warunków, jakimi dysponuje zwykłe przedsiębiorstwo, bo:
-
akta znajdują się w nowoczesnych obiektach, które zostały zaprojektowane z myślą o przechowywaniu dokumentów;
-
w pomieszczeniach panują optymalne warunki, przedłużające żywotność nośnika informacji (niezależnie od tego, czy jest to papier, czy nośnik elektroniczny);
-
do zabezpieczenia informacji wykorzystywane są nowoczesne systemy, na które przeważnie zwykłe firmy nie mogą sobie pozwolić.
Akta firmowe to cenne zasoby, które w nieodpowiednich rękach mogłyby wyrządzić sporo krzywdy przedsiębiorstwu oraz jego klientom. RODO wspiera w ochronie tych zasobów. Jeśli skorzystamy przy tym z pomocy doświadczonych usługodawców, w kompleksowy sposób zatroszczymy się o firmową politykę ochrony informacji.
Artykuł partnera
0Komentarze